Como escolher o melhor software de gestão para seu hotel

software de gestão - divulggare

Os softwares de gerenciamento hoteleiro, também chamados de PMS – Property Management Sustem são requisitos básicos na operação hoteleira com eficiência, segurança e rapidez no atendimento.

Hoje em dia, gerenciar um hotel sem um software de gestão é praticamente impossível, pois todos os passos, desde o check-in até o check-out, são monitorados pelo aplicativo. Essa automação se tornou importante ferramenta para o controle da gestão e garantir o máximo de conforto para os hóspedes, além de controle e segurança na gestão hoteleira.

O Software de Gestão Hoteleira ou Sistema PMS permitem uma visão geral da situação do Hotel ou Pousada a cada minuto, identificam as prioridades, otimizam o fluxo de trabalho, melhoram os processos operacionais, evitam erros e imprevistos que geram insatisfação nos hóspedes e reduzem custos. Ou seja, é a forma mais eficaz de gerenciar um Hotel ou Pousada.

Nele também são registrados todos os cadastros de clientes, tanto individuais como empresas, agencias de viagens, controle de disponibilidades, tarifas e contas de clientes. Além disso, um bom Software de gestão ou PMS deve fornecer relatórios práticos, precisos e confiáveis, permitindo assim a análise de situação e de performance do empreendimento, tanto no Front Office (recepção e governança), como no Back Office (contabilidade, faturamento, cash flow, eventos, etc. ), tudo de forma ágil e segura.

Gestão Hoteleira: entendendo e melhorando os resultados do Hotel ou Pousada

Como já foi dito acima, o software de gestão de hotéis tem a função de mostrar uma visão ampla e completa do Hotel ou Pousada, identificando as prioridades do dia e otimizando os recursos. É cada vez mais comum, ver grupos empresariais serem responsáveis por mais de uma propriedade no ramo hoteleiro. Nesses casos, é fundamental que o sistema de gestão apresente, além de uma visão de cada estabelecimento, uma visão completa do grupo de forma online, tornando a gestão mais fácil e acessível.

O software de hotéis também deve garantir o controle de acesso por cargo, limitar percentuais de desconto, mostrar os motivos de cancelamentos de reservas, de descontos ou estornos de itens de conta ou pagamentos e ter o registro de todas as operações realizadas por cada usuário. Segurança e transparência são boas práticas de gestão de um hotel ou pousada. 

O sistema deve ainda, contar com ferramentas que apresentem relatórios em tempo real como: qual a ocupação por tipo de quarto e total, qual a tarifa média por tipo de quarto e total, quais as agências de turismo vendem mais, quanto os clientes de cada agência gastam adicionalmente às diárias, quantos clientes vieram e como melhorar minhas reservas diretas, quais adicionais são mais vendidos, quais os tipos de produtos mais vendidos, que tipo de quarto gera maior receita, ajustar pagamento, avaliar a produtividade das camareiras, dentre outros, a fim de possibilitar as tomadas de decisões e garantir a boa administração de uma pousada ou hotel. É importante ter informações exportáveis para arquivos xls ou pdf, pois, a partir delas, será possível determinar as estratégias para obter resultados ainda melhores no próximo período.

Como escolher o Sistema de Gestão Hoteleira ideal para seu Hotel ou Pousada

Acima, são citadas as principais funcionalidades providas pelos programas de gestão de hotéis e pousadas, mas não todas. Então, como escolher o melhor programa para Hotel ou Pousadas?

Indiferente se o hotel seja de rede ou independente e grande ou pequeno porte, de uma maneira geral, segurança, rapidez, confiabilidade e prestação de serviços são aspectos fundamentas na escolha de um bom PMS. Hoje em dia são muitas as possibilidades e ofertas no mercado, inclusive existem empresas nacionais com sistemas que atendem bem os hotéis e pousadas e praticamente todas as empresas possuem sistemas de manutenção online que permitem reparos via internet.

Mas o que deve determinar o melhor PMS é a sua necessidade, disponibilidade de recursos humanos e financeiros e sua capacidade de utilização de todas as funcionalidades adquiridas.